Dirección

Dirección

es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel se debe saber cómo es el comportamiento de la gente, como individuo  y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organización.

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son  el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Cuando se habla de dirección administrativa muchos creerán que es fácil de dominar, pero en realidad conlleva un gran esfuerzo y pasos que se deben seguir para lograrlo.

Desde hace muchos años una sencilla pregunta ha logrado despertar una amplia investigación sobre el liderazgo “¿Los líderes nacen o se hacen?”.

La Dirección será eficiente en cuanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa, y estos sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si estas no se contraponen a su autorrealización.

Estilos de dirección

Estilo Autocrático:

El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos.

Estilo Paternalista:

Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.

No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.

Estilo Laissez faire:

El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones.

Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo.

Estilo Democrático:

El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.

Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.

Estilo Burocrático:

La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.

Estilo Institucional:

El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.

Integración del personal

Integración del personal

La integración del personal es el proceso mediante el cual las organizaciones resuelven sus necesidades de recursos humanos, entre ellas el pronóstico de sus necesidades futuras, el reclutamiento y selección de candidatos y la inducción de los empleados de nuevo ingreso.

El proceso de integración del personal supone más que la simple contratación de personas, incluye también la colaboración para que los empleados de nuevo ingreso se adapten fácilmente a la organización, moverse ágilmente en ella(rotación de puestos ) y salir de la empresa.

Es también el proceso en la cual el empleado empieza a comprender y aceptar los valores, normas de la empresa"

Reclutamiento 

El reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización atrae candidatos del MRH para abastecer su proceso selectivo.

Es el proceso de búsqueda, dentro y fuera de la organización, de personas que ocupen puestos vacantes, en consecuencia el reclutamiento, como ocurre al proceso de comunicación, es un proceso de doble vía que comunica y divulga las oportunidades de empleo, al tiempo que atrae los candidatos para el proceso selectivo, si el reclutamiento sólo se comunica y divulga, no alcanza sus objetivos básicos. Es fundamental que atraiga candidatos para seleccionar. Se puede decir además que el reclutamiento es una técnica y procedimiento que busca atraer candidatos potenciales calificados y capaces de ocupar cargos en la organización. Básicamente, es un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece, en el mercado de recursos humano, oportunidades de empleo que pretende llenar.

Selección

La selección sirve como una especie de filtro en donde sólo algunos pueden ingresar en la organización, es decir aquel personal que presente características deseadas para la organización formara parte de ella.

Este procedimiento de cierto modo busca los candidatos entre varios reclutados – más adecuados para los cargos de la organización. Con el único fin de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal.

El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.

Inducción

Es un programa formal o informal para familiarizar a los nuevos empleados con sus responsabilidades de trabajo, compañeros y políticas de la organización. La inducción de personal se entiende como la tarea de integrar al personal nuevo a la empresa, a sus tareas específicas y dentro de la política de la empresa. Esta capacitación comienza desde el momento en que presentas la aplicación para un puesto de trabajo, y cuanto antes lo logres mayores posibilidades tienes de quedarte con el puesto requerido, ya que tu gran adaptación jugará a tu favor. Los encargados de la inducción suelen ser las personas encargadas de la selección del personal y los responsables de la capacitación permanente del personal, aunque para lograr un éxito completo toda la empresa debe estar en parte destinada a la inducción incluyendo la gerencia.

Esta capacitación te fortalece dentro de la empresa, adquirirla antes te posiciona para lograr este puesto de trabajo.

Análisis de Puesto

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas. Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado.

Situaciones donde se necesita o recomienda el análisis de puesto:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:

• Cuando se funda la organización.
• Cuando se crea nuevos puestos.
• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.
• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa.

Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.
• La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.
• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.

La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos bien preparados y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus necesidades en aspectos críticos de política de personal, corno remuneraciones, contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y la planificación de la mano de obra

Evaluación de Desempeño

La evaluación del rendimiento laboral de los colaboradores es un proceso técnico a través del cual, en forma integral, sistemática y continua realizada por parte de los jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento laboral del colaborador en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, cantidad y calidad de los servicios producidos. La evaluación de los recursos humanos, es un proceso destinado a determinar y comunicar a los colaboradores, la forma en que están desempeñando su trabajo y, en principio, a elaborar planes de mejora .Cuando se realiza adecuadamente la evaluación de personal no solo hacen saber a los colaboradores cuál es su nivel de cumplimiento, sino que influyen en su nivel futuro de esfuerzo y en el desempeño correcto de sus tareas.

Importancia de la evaluación de desempeño:

Es importante para el desarrollo administrativo, conociendo puntos débiles y fuertes del personal, conocer la calidad de cada uno de los colaboradores, requerida para un programa de selección, desarrollo administrativo, definición de funciones y establecimiento de base racional y equitativa para recompensar el desempeño.

Organización y estructuras organizacionales

Organización

La palabra organización viene del griego “organón” que quiere decir “instrumento”, “herramienta” o “útil”. El término organización, basándonos en el diccionario de la real academia española, posee cuatro posibles acepciones entre ellos y como significación principal, organización es la acción y el efecto de organizar u organizarse. De una forma general el vocablo alude al cumulo o grupo de personas que se unen con un fin determinado, aunque también puede referirse a una entidad, empresa, institución pública, organización no gubernamental o corporación entre otros, que son creadas por personas para una función en particular, por ende se manifiesta que el concepto de organización puede aplicarse en diferentes ámbitos tales como el educativo, el empresarial, religioso, deportivo, entre muchos otros. Por ende es que la rae además define organización como “asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de fines determinados”.

En el ámbito empresarial es muy común la palabra organización, y en ese ámbito la definen como el proceso administrativo, por medio del cual dos o más personas ejecutan de manera coordinada y ordenada un trabajo dado en un entorno externo en particular en busca de un objetivo que se proponen estos. Así que se realiza una división de tareas, actividades y además donde cada particular obtiene ciertas responsabilidades.

Es importante acotar que una organización puede estructurarse de manera formal o informal; si es formal sigue una serie de reglas internas y de no serlo, o si es informal se genera de manera espontánea, y dando resultado al funcionamiento propio y desarrollo de la empresa o entidad. En cada organización debe existir una persona dispuesta a cumplir un papel fundamental en situaciones donde se necesite liderazgo, control de recursos humanos, planificación, recursos financieros, tecnológicos, etc.

Por otra parte la voz organización puede utilizarse como sinónimo de orden, disposición, o arreglo, distribución, agrupamiento. Por ultimo otra de las acepciones establecidas por la rae para este vocablo dice: “disposición de los órganos de la vida, o forma de estar organizado el cuerpo animal o vegetal“.

Estructuras organizacionales

Estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización. Esta estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas para permitir un crecimiento futuro. La estructura se ilustra utilizando una tabla organizacional.

Tipos

Muchos tipos de estructuras organizacionales están definidos para cumplir las necesidades de las organizaciones que operan de forma diferente. Los tipos de estructura organizacional incluyen divisional, funcional, geográfica y central. Una estructura divisional es adecuada para las organizaciones con distintas unidades de negocios, mientras que la estructura geográfica provee una jerarquía para las organizaciones que operan en muchos lugares nacional o internacionalmente. Una estructura organizacional funcional está basada en los deberes de trabajo de cada uno. Una estructura central, que tiene dos o más supervisores para que cada trabajor se reporte, es más complicada, pero puede ser necesaria para organizaciones grandes con mucha locaciones y áreas funcionales.

Centralización

Aunque hay muchos tipos de estructuras organizacionales desarrolladas para cumplir con las llaves de cada organización, todas proveen una jerarquía que se reporta a un lugar centralizado y grupo de ejecutivos. El miembro de rango más alto de una tabla organizacional es uno o varios altos ejecutivos llamados presidente, jefe ejecutivo o jefe operativo.

Descripciones de trabajo

Cuando una estructura organizacional es diseñada, las descripciones de trabajo se pueden desarrollar no sólo para cumplir las metas, sino para permitir el crecimiento organizacional y de los empleados. La equidad interna y la retención de empleados son una clave para las operaciones exitosas. El reclutamiento es también una de las inversiones más grandes para las organizaciones, así que asegurar que los empleados tengan oportunidades de promoción y seguridad en el empleo puede ayudar a reducir los costos de reclutamiento.

Salario

Estructura organizacional también es un núcleo fundamental para crear estructuras de salario para una organización. Una vez que la estructura es establecida, los rangos de salario pueden ser creados para cada empleo en la organización. En la mayoría de los casos, cada trabajo es alineado con un grado de salario, y cada grado tiene un rango de salario específico. Eso permite que una organización cumpla sus objetivos financieros y asegure los salarios distribuidos de forma justa dentro de los presupuestos financieros.

Expansión

Si una organización se expande, la estructura organizacional permite espacio para el crecimiento; esto puede incluir añadir capas adicionales de supervisión, nuevas divisiones, expandir una o varias áreas funcionales o citar altos ejecutivos adicionales. Cuando la estructura se reorganiza por expansión, provee las bases para evitar las descripciones de trabajo y los salarios rápida y eficientemente con una disrupción mínima de las operaciones de la organización.

Planeación , herramientas y tipos de planeación

Planeación

La planeación es lo primero que se debe de hacer en un proceso administrativo para poder partir de un problema, se analizan y se crean planes, programas, cursos de acción de las estrategias o actividades para poder lograr los objetivos para obtener resultados exitosos.

Las herramientas de planeación son indispensables ya que son aquellos recursos que tenemos para definir, analizar y crear planes dentro de una problemática.

Herramientas:

Análisis FODA

Análisis FODA es un acróstico que indica las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas externas que pueden influenciar en el logro de nuestros objetivos.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición frente a las demás empresas. Son los recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos y favorables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, habilidades que no se poseen, recursos de los que se carece, etc.

Amenazas: son situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

Es una herramienta que permite conformar un diagnóstico de la situación actual del objeto de estudio que permite tomar decisiones acordes con políticas y objetivos.(Matriz FODA, 2011).

Teoría de probabilidad

La teoría de probabilidades se ocupa de asignar un cierto número a cada posible resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el fin de cuantificar dichos resultados y saber su suceso más probable. Es el uso de estadística para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros, que se puede aplicar dentro de la organización de las empresas.

Análisis de Red PERT

Es una herramienta cualitativa de planificación y control, para hacer un modelo de optimización que tenga la solución optima de una secuencia de actividades en el tiempo para finalizar el plan de acción, permite la comparación del tiempo de lo planeado con lo real.

La red de PERT programa un proyecto por adelantado y calcular el tiempo necesario para su finalización.

Benchmarking

Herramienta para encontrar las mejores características, procesos, y servicios del producto que sea posible, a efecto de usarlos como parámetro para mejorar los productos, procesos y servicios de la propia empresa. Normalmente se compara la empresa contra el líder de la industria para darle valor a la comparación.

Diagrama de Flujo

Es una herramienta que representa gráficamente un proceso, ofrece una descripción visual de actividades involucradas en un proceso mostrando la secuencia y facilitando la comprensión de cada actividad con las demás.

Cada paso del proceso es representado por un símbolo. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indicar la dirección del flujo del proceso.

Beneficios del Diagrama de Flujo

• Facilita el estudio y aplicación de acciones que refieren a tiempo y costos.
• Obtención de una visión transparente del proceso.
• Facilita la identificación de los clientes.
• Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común.
• Constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
• Permite definir los límites de un proceso. (Pleguezuelos, 1990).

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que muestra la duración que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Estos diagramas se utilizan para organizar metas en el tiempo. Los gráficos están diseñados para mostrar los puntos de referencia que se deben cumplir para alcanzar el objetivo general en un período específico. Además de proveer una visualización las tareas que son requeridas los diagramas de Gantt son utilizados para mostrar dónde recae la responsabilidad de alcanzar los diversos puntos de referencia.

Beneficios

Crear un diagrama de Gantt completo provee una devolución significativa en inversión para los propietarios de negocios. Esto se debe a que al planear por completo y establecer responsabilidades todas las partes involucradas sabe precisamente que se espera de ellos y cuando se requiere que alcancen dichas expectativas. (Vallejo, 2012).

Manuales

Los manuales son documentos que permiten la coordinación y comunicación y permite registrar y documentar en forma ordenada y sistémica la información de una organización.

Existen diversos tipos de manuales, de entre los cuales los más usuales son:

• Manual de operaciones.
• Manuales departamentales.
• Manuales de calidad.
• Manuales de organización.

Programación lineal

Es un enfoque de solución de problemas elaborado para ayudar a tomar decisiones. Es un modelo matemático que resuelve un problema indeterminado, formulado a través de ecuaciones lineales, optimizando una función lineal denominada función objetivo.

En el ambiente de negocios actual, pueden encontrarse gran cantidad de aplicaciones La función objetivo define la cantidad que se va a maximizar o minimizar en un modelo de programación lineal. Las restricciones limitan o reducen el grado en que puede perseguirse el objetivo.

Las variables son las entradas controlables en el problema.

Para resolver un problema de programación lineal es recomendable seguir ciertos pasos que son:

1. Entender el problema a fondo.

1. Describir el objetivo

1. Describir cada restricción.

1. Definir las variables de decisión

1. Escribir el objetivo en función de las variables de decisión.

1. Escribir las restricciones en función de las variables de decisión. 

Líneas de espera

Es una técnica en estadística inferencial y conoce el tiempo de permanencia en líneas de espera así como con el tiempo de servicio y compara el costo de una cola que espera recibir atención contra el costo de atender esa cola. En cada situación lo que se pretende es minimizar costos como por ejemplo los bancos, supermercados, autolavados, etc.

Simulación

La simulación de procesos es una de las herramientas cual se utiliza para representar un proceso mediante otro que lo hace mucho más simple e entendible y que por medio de un software de computadora permite la construcción de un modelo de un sistema en base a uno de la vida real. Esta simulación es en algunos casos casi indispensable, se utiliza en la etapa de diseño para auxiliar en el logro o mejoramiento de un proceso o diseño o bien a un sistema ya existente para explorar algunas modificaciones.

El mercado y sus clientes

Mercado

El mercado es el contexto en donde tienen lugar los intercambios de productos y servicios.Es decir que en ese contexto es en dónde se llevan a cabo las ofertas , las demandas, las compras y las ventas.

Clasificación:

-Según su volumen:

Mayoristas: Alto volumen de ventas

Minoristas: Bajo volumen de ventas

-Según el número de participantes que ofertan:

Competencia perfecta: Hay muchos vendedores y muchos compradores.

Oligopolio: Hay pocos ofertantes para un determinado producto o servicio y por lo tanto se ponen de acuerdo en fijar precios y condiciones de venta.

Monopolio: Un solo ofertante de un producto o un servicio muy demandado, por lo tanto puede fijar el precio y las condiciones.

-Según la regulación:

Mercados regulados:El estado ejerce controles sobre los precios y las condiciones.

Mercados desregulados: El estado no ejerce controles y por lo tanto es el mercado quien fija los precios en base a la oferta y a la demanda.

-Según las transacciones;

Mercado de bienes: Se compran y venden productos y mercancías.

Mercado de servicios: Contrataciones.

Clientes

Son las personas que invierten o gastan una cantidad de dinero en la obtención de un bien o servicio.

Clasificación:

-Clientes actuales: Son aquellos que le hacen compras a la empresa de forma periódica o que lo hicieron en una fecha reciente.

-Clientes potenciales: Son clientes que no le realizan compras a la empresa en la actualidad pero que son visualizados como posibles clientes en un futuro porque tienen disposición, el poder y la autoridad.

Empresa y su organización

Empresa

Una empresa es una organización de personas que comparten unos objetivos con el fin de obtener beneficios.

na empresa es una unidad productiva agrupada y dedicada a desarrollar una actividad económica con ánimo de lucro. En nuestra sociedad, es muy común la creación continua de empresas.

En general, una empresa también se puede definir como una unidad formada por un grupo de personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y por el que se obtengan beneficios.

Clasificación según su actividad económica

Según la actividad a la que se dediquen podemos hablar de empresas del:

Sector primario (agricultura) Sector secundario (industria) Sector terciario (servicios)

Clasificación según su creación

En cuanto a la constitución de una empresa podemos hablar de distintos tipos:

Empresas individuales Sociedades anónimas Sociedades de responsabilidad limitada Cooperativas

Clasificación según su tamaño

Grandes empresas. Aquellas empresas cuyo volumen de negocio haya superado durante el año contable justo anterior 6.010.121 euors. Además, están obligadas a presentar mensualemente sus declaraciones-liquidaciones referentes a retenciones, impuesto sobre el valor añadido (IVA), impuestos especiales y primas de seguros. PYMES. A efectos de la Agencia tributaria, se consideran PYMEs todas aquellas organizaciones que no son grandes empresas con obligación de declarar mensualmente sus retenciones sobre rendimientos del trabajo y actividades económicas.

Administración

Administración 

Introducción:

Administración proviene del latín, significa “estar bajo el mando del otro, prestar un servicio”. Es el conjunto de funciones cuya finalidad es administrar, es considerada la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una organización o entidad.

La administración se da dondequiera que existe un organismo social; el éxito de este dependerá de su buena administración. Para las grandes empresas la administración técnica o científica es indiscutible y esencial, su utilización adecuadamente hará que exista elevación de la productividad, el cual es un factor importante y preocupante en el campo económico-social de hoy en día.

En general, existen dos tipos de administración: la pública, que se refiere a la actividad gubernamental o del Estado, y tiene la finalidad de alcanzar sus objetivos para beneficio del país. Y la privada, referente al sector privado (una empresa), cuyo fin es lograr un beneficio para asegurar su permanencia y su crecimiento.